Alemania

8 recomendaciones para llevar a cabo una conferencia   

Para la organización de una conferencia son válidas las mismas reglas que en cualquier reunión, como asunto, hora de reunión, duración y participantes en la conferencia. Además lo siguiente se debería tener en cuenta:

1. en qué lugar se encuentran los participantes: ¿En su propia oficina, en una reunión en una sala de reuniones o en viaje de negocios en el extranjero? Estos factores influyen en la elección del proveedor. Si usted utiliza una conferencia telefónica de talkyoo, le garantizamos que va a ser siempre posible tomar parte en ella desde el extranjero y para los usuarios de móviles no habrá grandes costes.
2. Tenga por favor en cuenta las distintas zonas horarias para conferencias telefónicas con participantes desde el extranjero. ¿Cuándo es el mejor momento para la conferencia telefónica? ¿Cuándo es demasiado tarde?
3. Puede mandar invitaciones rápidamente y sin complicaciones con el correo de invitación, que recibirá de talkyoo diréctamente despues de registrarse.
4. Durante la conferencia, está recomendado apagar ruidos de fondo, sobre todo para llamadas desde móviles. Los participantes deberían tener en cuenta intentar llamar desde un entorno poco ruidoso, si no los ruidos de fondo molestarán a otros participantes de la conferencia.
5. El iniciador de la conferencia debería moderar, presentarse a todos los participantes y saludarlos por sus nombres.
6. En el momento que un nuevo participante entra en la sala de conferencia, debería saludar e identificarse con su nombre.
7. Como naturalmente en una conferencia telefónica los participantes no se pueden ver, es importante que se les pueda reconocer. Por ello los participantes deberían informar a los demás con su nombre antes de empezar a hablar, esto es muy util en, por ejemplo, conferencias telefónicas con muchos integrantes. Si puede diga siempre su nombre antes de añadir algo a la conferencia.
8. Eviten hablar todos a la vez. Hable sólo cuando se le pregunte algo o pidan la palabra.